EDI раскрыл ключ к эффективным бизнес-операциям

«Вы хотите произвести революцию в своих методах обмена данными, потому что вы устали от ограничений устаревших методов?»
Избавьтесь от узких мест в обмене данными с помощью EDI.

Что такое EDI?

Электронный обмен данными (EDI) - это электронный обмен деловыми документами между компьютерами. Это облегчает структурированный обмен данными между торговыми партнерами, такими как заказы на поставку, счета-фактуры и уведомления об отгрузке. EDI исключает ручной ввод данных и уменьшает количество человеческих ошибок, заменяя бумажную связь.

Это упрощает передачу документов, таких как заказы на поставку, счета-фактуры и уведомления об отгрузке, обеспечивая точный и эффективный обмен данными. Между ними существует двунаправленный обмен документами, т. е. входящими и исходящими.

Как работает EDI?

Протокол EDI основан на стандартном формате обмена сообщениями, как правило, ANSI X12 или UN/EDIFACT. Чтобы обеспечить согласованность и совместимость между несколькими системами, данные сегментируются, организуются по элементам и классифицируются по элементам данных. Документы EDI передаются по защищенным протоколам связи, таким как AS2, FTP или VAN (сети с добавленной стоимостью), для защиты целостности и конфиденциальности данных. 

Как понять EDI?

Чтобы полностью понять EDI, крайне важно ознакомиться с основным словарным запасом в этой области. Ниже приведены некоторые стандартные термины, с которыми вы можете столкнуться:

1. Элементы: строительные блоки сегментов.
2. Сегменты: набор взаимосвязанных элементов.
3. Набор транзакций: группа сегментов, расположенных в определенном порядке и преобразованных в значимую информацию.

По сравнению с такими языками, как английский, EDI понятен, поскольку элементы можно воспринимать как слова, сегменты — как предложения, наборы транзакций — как абзацы, а правила — как грамматику.

Стандарты EDI

Стандарты EDI определяют формат, структуру и синтаксис документов электронного обмена данными (EDI). Они обеспечивают беспрепятственную связь и обмен данными между торговыми партнерами, обеспечивая единообразие, согласованность и совместимость. 

Вот список применимых стандартов в EDI:

1. ANSI X12 (Американский национальный институт стандартов)
2. ЭДИФАКТ ООН (Правила Организации Объединенных Наций для электронного обмена данными в управлении, торговле и на транспорте)
3. SPEC 2000/iATA (Международная ассоциация воздушного транспорта)
4. Формат WINS для складской отрасли
5. Формат UCS для пищевой и фармацевтической промышленности

Существует несколько стандартов EDI, но наиболее часто используемыми из них являются ANSI X12, используемый в США и Канаде, и EDIFACT UN/EDIFACT, используемый в основном в Европе.

ANSI X12 и его компоненты

ANSI X12 определяет структуру, формат и синтаксис документов EDI. Конструкция позволяет представлять и передавать бизнес-данные, такие как заказы на поставку, счета-фактуры, уведомления об отгрузке и денежные переводы в стандартизированном формате.

К важнейшим компонентам ANSI X12 относятся следующие:

1. Элемент: строительные блоки документов ЭОД.
2. Сегменты: группа элементов, расположенных и разделенных разделителем элементов.
3. Документы EDI: Серия сегментов, организованных в определенной форме заказа или документе EDI.
4. Разделитель элементов: Каждый элемент в сегментеразделен отличительным символом. Этот отличительный символ называется разделителем элементов.
5. Терминатор сегментов: Персонаж, который появляется в конце сегмента или между сегментами, называется терминатором сегментов.

Конверт обмена

В документе ЭОД первый сегмент является сегментом МСА, а последний - сегментом МЭА. Информация, относящаяся к документам ЭОД, содержится между сегментами МСА и МЭА. Блок сегментов ISA и IEA называется Interchange Envelope.

Конверты для обмена содержат такую информацию, как имена отправителей и получателей, стандарты EDI или порядковые номера. В этом сегменте документ EDI передается от источника к адресу назначения. Длина этого конверта зафиксирована на уровне 106 для версии 04010 и 108 для версии 05010.

Функциональная групповая оболочка

В документе ЭОД второй сегмент - это сегмент GS, а предпоследний сегмент - сегмент GE. Оболочка функциональной группы — это блок, содержащий сегменты GS и GE. Это помогает обеспечить целостность и надлежащую обработку вложенных транзакций.

Он обеспечивает логический механизм группировки для организации и управления несколькими транзакциями, которыми обмениваются торговые партнеры.

Конверт набора транзакций

В документе EDI третий сегмент - это сегмент ST, а третий последний сегмент - сегмент SE. Конверт набора транзакций представляет собой блок сегментов ST и SE. Конверт набора транзакций содержит информацию о номере документа EDI и контрольном номере набора транзакций.

Например, 850 для заказа на поставку, 856 для ASN, 810 для счета-фактуры и т. д.

Преимущества ЭОД

1. Повышенная эффективность: EDI устраняет ручные процессы, сокращая время и усилия, необходимые для ввода данных, обработки документов и сверки. Оптимизация транзакций приводит к более быстрым транзакциям, повышению производительности и снижению затрат.
2. Уменьшение ошибок: Ручной ввод данных подвержен ошибкам, таким как отсутствие информации или неправильная интерпретация. Автоматизируя обмен данными, EDI уменьшает количество ошибок и повышает точность данных.
3. Улучшенная видимость: EDI обеспечивает видимость статуса транзакции, уровня запасов и выполнения заказов. Эта видимость обеспечивает упреждающее принятие решений.
4. Экономия средств: Устраняя бумажные процессы, EDI снижает затраты на печать, почтовую рассылку и хранение. Кроме того, EDI снижает трудозатраты, связанные с ручной обработкой документов и вводом данных, за счет автоматизации и эффективности.

Недостатки ЭОД

1. Первоначальные затраты: Создание инфраструктуры EDI часто включает в себя первоначальные инвестиции в оборудование, программное обеспечение и услуги по внедрению. Владельцы бизнеса и предприниматели с ограниченными финансовыми ресурсами могут счесть эти первоначальные затраты непомерно высокими.
2. Зависимость от соответствия требованиям торгового партнера: Успешное внедрение ЭОД зависит от сотрудничества и соблюдения торговых партнеров. Торговый партнер, который не в состоянии получать или отправлять документы EDI, может нарушить бесперебойный поток информации, что потребует возврата к традиционным методам связи и увеличивает риск задержек и ручного вмешательства.
3. Технические и коммуникационные проблемы: ЭОД опирается на последовательные и надежные каналы связи между торговыми партнерами. Техническая проблема, такая как сбой сети или проблемы с подключением, может привести к сбою передачи EDI.

Заключение

В 21 веке электронный обмен данными (EDI) изменил способ общения предприятий. Использование EDI устраняет ручные процессы и позволяет более эффективно обмениваться данными, что приводит к повышению операционной эффективности и устойчивому росту. В различных отраслях и компаниях внедрение EDI стало решающим фактором для успеха бизнеса в эпоху цифровых технологий. Это повышает производительность, повышает удовлетворенность клиентов и устраняет ошибки при вводе данных, что приводит к более точному обмену информацией.

EDI устраняет бумажные процессы, что приводит к значительной экономии и стратегическому распределению ресурсов. Чтобы предприятия сохраняли конкурентное преимущество, они должны приветствовать новейшие функции EDI, использовать расширенные функциональные возможности и оптимизировать свои внедрения. Организации могут значительно повысить эффективность, снизить риски и позиционировать себя для успеха в цифровой экономике, включив EDI в свои коммуникационные стратегии.